Introdução aos Sistemas Colaborativos/Vantagens e Desvantagens do Uso de Sistemas Colaborativos

Vantagens do Uso de Sistemas Colaborativos

Turban, McLean e Wetherbe (2004) mencionam entre as principais vantagens dos sistemas colaborativos :

Os grupos entendem melhor os problemas do que um único indivíduo.
As pessoas se tornam responsáveis pelas decisões que participam.
Os grupos descobrem erros mais facilmente do que um indivíduo isolado.
e do trabalho de grupo seja maior que a soma da produção de diversos indivíduos
O trabalho em grupo pode estimular os participantes e o processo
Os membros do grupo têm seus egos embutidos nas decisões que tomam, de forma que estarão comprometidos com sua implantação.

Desvantagens e Dificuldades do Uso de Sistemas Colaborativos

Apesar dos benefícios do trabalho colaborativo, o processo pode ser frequentemente dificultado por algumas disfunções na implantação e desenvolvimento deste tipo de sistema. Turban, McLean e Wetherbe (2004) mencionam entre as principais desvantagens :

Pressões sociais para se adaptar (pensar em grupo) podem eliminar idéias brilhantes;
O processo de grupo requer mais tempo, é lento e mais oneroso
O trabalho em grupo pode carecer de coordenação adequada
Alguns membros do grupo poderão dominá-lo
Alguns membros do grupo poderão usar os outros para que façam a maior parte do seu trabalho
O grupo poderá optar por soluções de baixa qualidade
O grupo poderá não conseguir concluir uma tarefa
Pode-se gastar muito tempo com ações improdutivas tais como bate-papos, aprontando-se para uma reunião, esperando pelos outros ou repetindo coisas que já haviam sido ditas anteriormente
Alguns dos participantes podem ter medo de emitir opinião

Para minimizar estas dificuldades, diversas abordagens já foram propostas em oposição à abordagem clássica. Dois métodos são a técnica nominal do grupo (NGT) e o método Delphi.

Técnica Nominal do Grupo (NGT777)

A técnica nominal do grupo (NGT) é um método de comunicação de grupo que inclui uma série de atividades. Ela pode ser utilizada para reduzir e gerenciar idéias e processos:

geração das idéias por silêncio ou escrito
listagem em sequência das idéias em flipchart
discussão em série das idéias
relacionamento e hierarquização das idéias em silêncio
discussão das prioridades
novo relacionamento e hierarquização das prioridades em silêncio.

A classificação obtida nesta última etapa é consolidada pelo coordenador do grupo.

Delphi

O método Delphi é utilizado com um grupo de especialistas em determinado assunto que não se reúnem pessoalmente e também não sabem quem são os outros componentes do grupo. Os especialistas emitem suas opiniões por escrito sobre um determinado assunto, incluindo os argumentos e premissas que embasam sua opinião. Tais opiniões são então distribuídas entre todos os membros do grupo com objetivo de se obter a avaliação destes. As perguntas e avaliações prosseguem até se chegar a um consenso ou até que os especialistas não modifiquem demais suas posições. Os dois métodos são demorados e consomem recursos da organização, necessitando-se para sua implantação de uma pessoa qualificada para coordenar as ações e processos, além de apresentar um êxito limitado pois conseguem eliminar apenas algumas disfunções do grupo. (TURBAN; MCLEAN; WETHERBE, 2004).

Desta forma, métodos de trabalho e groupwares devem ser aliados de forma a estabelecer a eficiência destes processos.