Transcrição digital/Juramentada

A transcrição juramentada (digital ou não) é um processo mais rigoroso transcrição, com adicional valor de certificação de fé pública. É análogo à tradução juramentada. Pode também ser denominada "transcrição com equivalência legal".

Formalmente a transcrição juramentada deve satisfazer três requisitos:

• ser resultante de um processo reprodutível, previamente homologado e com um agente responsável que assina digitalmente a transcrição.
  A homologação prévia se dá entre as partes em função da metodologia e equipamentos utilizados, bem como a "métrica de equivalência" acordada. A reprodutibilidade exige transparência e garante que a qualquer tempo pode-se auditar ou certificar a transcrição. O agente bem definido é quem assina o contrato e assume a responsabilidade pela transcrição, bem como a promessa de fidelidade.

• ser dotada de equivalência legal.
  O documento resultante da transcrição deve ser reconhecido pela lei vigente (e na jurisdição competente) como "equivalente legal" do documento original. PS: o termo inglês para tradução juramentada é justamente tradução para equivalência legal (ou equivalência jurídica).

• oferecer garantias quanto ao documento-fonte original (veracidade) documentos-fonte intermediários (rastreabilidade).
  Ou seja, garantir a cadeia de custódia das fontes.

 

Fé pública na transcrição

Têm fé pública, por exemplo, escrivães e servidores da Justiça, escrivães de polícia, oficiais de justiça, oficiais de registro civil, tabeliães, oficiais de registro de imóveis, funcionários públicos federais, entre outros.

Profissionais liberais, por exercerem atividades de natureza e interesse privados, não podem ser dotados de fé pública, exceto advogados, que no seu ministério privado exerce função social e presta serviço público relevante, inexistindo qualquer hierarquia ou subordinação com os demais membros do poder judiciário.

Conclusão: uma empresa privada (ou ONG) que ofereça serviços de transcrição, precisa ter como responsável um advogado na sua linha de produção. Por assinar o documento final transcrito, ele deve participar (minimamente) como supervisor da linha de produção. Pode haver mais de um responsável dividindo a tarefa, de modo que haverá diferentes assinaturas numa mesma linha de produção.

Assinatura digital da transcrição

Hoje no Brasil o principal pré-requisito para se dar fé pública a um documento digital é através de assinatura digital — válida dentro da infraestrutura de certificados do ICP-Brasil. O agente que assina o documento, por sua vez, deve ser pessoa reconhecida para esse fim, tipicamente a assinatura eCPF realizada por um escrivão de cartório digital, por um advogado ou assinatura eCNPJ do próprio cartório ou de autoridade juridicamente equivalente.

Formalização de provas e processos

A única forma de se garantir que um processo resultou em tradução fiel, é rastreando-se passo-a-passo o que foi realizado... O que demanda transparência e disponibilidade dos dados, para viabilizar a sua auditoria.

Quando algoritmos são usados, e seus resultados passam pelo teste de amostragem, um recurso adicional para a homologação do algoritmo é a sua "prova de conformidade", tal como realizado em processos críticos (algoritmos embarcados em aviões, dispositivos militares, dispositivos de segurança, bancos, etc.).

Equivalência

Do ponto de vista jurídico o documento transcrito não exclui nem se sobrepõe ao original, são equivalentes, isto é, o o processo de transcrição fiel não introduz conceitos novos na interpretação ou reprodução do conteúdo original. Se for transcrição juramentada adiciona-se o fato de que apenas estabelece equivalência legal entre os documentos original e transcrito.

Do ponto de vista técnico a equivalência não é baseada em suposições de boa-fé ou confiança, e sim em compromissos concretos, mecanismos de verificação e um controle muito rigoroso dos processos.

É pressuposto que na transcrição digital juramentada os dois pontos de vista se somem e caminhem juntos numa só direção. A fonte da transcrição em geral é um documentos certificado na ICP ou com hash do microfilme-digital registrado no cartório, que, pela legislação corrente, é legalmente equivalente ao seu "gêmeo" de papel.

Legislação brasileira pertinente

A seguir fragmentos de normas que estabelecem a referência do significado de fé pública ou que podem ser interpretados como justificativas para o uso de transcrições fiéis e em formato mais adequado (legível) que os documentos originais.

Fé pública

DECRETO nº 83.936 de 1979

No item a das considerações, afirma que

no relacionamento da Administração com seu servidores e com o público deve prevalecer o princípio da presunção da veracidade, que consiste em acreditar-se, até prova em contrário, que as pessoas estão dizendo a verdade

e em seguida no e lembra que

a falsidade documental e o estelionato, em todas as suas modalidades, constituem crime de ação pública punível na forma Código Penal

No seu art. 5º estabelece que a cópia tem mesmo valor que o documento original:

A juntada de documento, quando decorrente de dispositivo legal expresso, poderá ser feita por cópia autenticada, dispensada nova conferência com o documento original.

Parágrafo único. A autenticação poderá ser feita, mediante cotejo da cópia com o original pelo próprio servidor a quem o documento deva ser apresentado, se não houver sido anteriormente feita por tabelião.

Demanda por transcrição fiel

DECRETO nº 83.936 de 1979

Nos itens b e c das considerações, afirma:

b) que a excessiva exigência de prova documental constitui um dos entraves à pronta solução dos assuntos que tramitam nos órgãos e entidades da Administração Federal;

c) que as despesas com a obtenção de documentos oneram mais pesadamente as classes de menor renda;

Em seguida este artigo lembra que é do direito do cidadão declarar que uma transcrição é fiel:

Art 2º As declarações feitas perante os órgãos ou entidades da Administração Federal Direta e Indireta serão suficientes (...) e reputar-se-ão verdadeiras até prova em contrário.

O ato de transcrição fiel é pressuposta quando realizada pelo servidor público:

Art 4º Quando a apresentação de documento decorrer de dispositivo legal (...), o servidor anotará os elementos essenciais do documento, restituindo-o em seguida ao interessado.

O original da transcrição só precisa ser apresentado uma vez como prova:

Art 7º Não será exigida prova de fato já comprovado pela apresentação de outro documento válido (...)

O decreto sugere o método de amostragem como recurso de fiscalização a posteriori:

Art 10. Para controle e correção de eventuais abusos decorrentes da simplificação de exigências de que trata este Decreto, os órgãos e entidades intensificarão as atividades de fiscalização a posteriori, por amostragem e outros meios estatísticos de controle de desempenho (...)

Analogias com a tradução juramentada

A tradução juramentada é fiscalizada ou orientadas pelos poderes públicos (artigo 157 do Código de Processo Civil e Decreto Federal nº 13.609 de 21.10.1943). A tradução juramentada tem fé pública em todo o território nacional.

O tradutor juramentado (também dito "tradutor público") é o profissional devidamente concursado e habilitado pela Junta Comercial do respectivo Estado em que exerce seu ofício, de acordo, principalmente e entre outros, com o Decreto Federal nº 13.609 de 21.10.1943 e, em São Paulo, obedecendo às deliberações (principalmente Deliberação 4/2000) e às tabelas oficiais de emolumentos da Junta Comercial do Estado de São Paulo.

Analogias e contrastes:

• Não existe na transcrição uma regulamentação direta como no caso da tradução, apesar de existir para o caso mais específico dos cartórios e máquinas de fotocópia dos cartórios.

• A transcrição juramentada de leis requer uma regulamentação que ainda não existe. Vide o trabalho de transcrição automática para HTML dos antigos PDFs. Exemplo.

• Não existe regulamentação para a habilitação profissional do "transcritor juramentado", mas deveria ser sugerida.

Ênfases e elementos adicionais no processo

A transcrição juramentada requer cuidados especiais, principalmente com relação à cadeia de custódia das fontes. Além disso existem detalhes e peculiaridades antes, durante e após a transcrição:

• ANTES: seleção dos originais adequados. Se não forem fontes fidedignas e reconhecidas, todo o trabalho perde seu valor por basear-se em original inadequado.

• DURANTE: procedimentos-extra ... resumir aqui...

• DEPOIS: ... prazos mínimos de preservação respeitando a legislação, não podem ser prazos arbitrários ...

Referências

Casos de transcrição com equivalência legal:

• Check 21 Act: legislação dos EUA que estabeleceu os critérios e a equivalência entre cheque de papel e sua representação digital padronizada.

  The law allows the recipient of the original paper check to create a digital version of the original check, a process known as check truncation, into an electronic format called a "substitute check", thereby eliminating the need for further handling of the physical documen.

• What is the prevailing philosophy on OCR in translation? Uma discussão sobre o uso de OCR para assegurar a fidelidade.

• ... Legal translation e a noção jurídica de evidência, ou seja, do documento original como evidência do transcrito e depois do próprio transcrito com "igual valor" ou, tipicamente, um quantum de evidência menor (do que o documento original) porém suficiente.